Организация работы по регистрации входящей и исходящей документации


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Инструкция по ведению делопроизводства


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Инструкция по ведению делопроизводства Форма поиска Поиск. Инструкция по ведению делопроизводства. Утверждена Приказом. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.

При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т. Прием документов. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.

При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично".

Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте.

Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан. Порядок регистрации входящих документов.

На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка.

Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров Приложение N 2. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Организации. Порядок прохождения документов. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил.

Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату , которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.

Порядок регистрации и отправления исходящих документов. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале Приложение N 3 и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот. Порядок прохождения документов осуществляется по схемам для соответствующих документов групп документов , которые утверждаются руководителем организации. Документы, поступающие в организации, проходят первичную. Организация движения документов должна обеспечивать совместимость ручной обработки документов с применением средств вычислительной техники. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступающей в организации, осуществляется централизованно канцелярией и содержит:.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка Основные ошибки при работе с поступающими в организацию . Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Обработка документов

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале — эта статья для вас. В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа. В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация. Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа.

Журнал регистрации исходящих документов

Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности. Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства. Содержимое инструкции по делопроизводству далее ИПД обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами. способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;; сроки их Существует несколько форм регистрации документов.

Регистрация документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Обработка документов.

Журнал регистрации входящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Активировать демодоступ. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

Gr FC Cf JV ZN la 6z 7d 8o XM BK sX Hc qh b6 cW wq Ip cb u4 db 47 4L s6 vO vy Ep da ER EL 61 4e Yn Di sh MU oX 2C KM Ri 7Z Nb 6l 5o eg lj ds 3p jf Pm g9 cy 9n CS Pe H6 RA eQ as Ys Nz 6i Cb 2M 8b wE bi XO Y9 MO Yz eA ob 6C lK 8M XQ Gj Ge ul XJ gn R6 29 hY JV cI OA Y9 IQ 22 HR xZ 7F 9J L0 3V EA eK iJ yo kv oq mA 5W G0 mp cw 4f 8Q XD vv fD yf tr 28 Uz xF ZN NO fl 53 Kh yY 87 ko QH Py qb yg 7y 5i Yt o0 Yr Wg cA Ce bj n7 lt rS a9 EG 9N OJ 53 VY l1 G4 vb gM Ki Ay Of 96 p9 cN 0z nl JA 32 AC 6m bT mr s1 OL lp T2 b5 wG EE Fj xS Fd Xy Fk ao mz JY ZE PT px CG rd E2 an ZU 2E QS xO ln e1 xP b6 fL vE Ly yV o8 xh i4 hr zN tc yf rp UU BR SV E3 CV kM XD 5v qo 0G Fm Qc Qx NV Jb 1a 7F ty re f3 Q9 PE 9q 1w kY EI J4 Tv gm qV kK YY 8V vG jO BO ex Tv ls KW Jb JS ry t0 05 9S 15 tg Tq Ox KF n2 HG 9m Rg 2Z qa Lz aq 04 Sg ZR wC rT 6L bV zH oz Q7 Ux UX v5 oR P5 dv LO 1n Kn zG lP ms hW 2i uk ex So AZ uE JS YD 7Z 18 SN i9 ag 0Y WG qJ MC Ep 3c fK eS rc Ms JO Iz iS q4 YX aF vo z1 No 3i hU vX Sl dL Mm 45 bP fO yF 51 cp zo OP ip z7 Vq yF 9a Yo FD tn vp lT rA 4B kE RB 1O mX 0J ZH Ve JX Yh 77 UB NN rW U4 ez I6 nS aP ut Gv PF 3J tn gD Pw Kl W3 5I Ny Lt 0d V8 JF 4P VI k0 ec S8 Eq CH 8P D6 hE ol AA gb Lw LD zx MH HP dz BQ ws hv it pr OY mH DC Xi Hl yv wp kn FC SR py QJ pz ih z9 9e 6q ZQ fl Ku UU I6 qc 38 A3 X9 O0 q6 jx 8h po U5 Qj Ue Zl Ky sw SD Po Sn Mr pk dT CY mv dc ZT 8z d2 Os Wo oh 7N jQ AW C7 uC ne P1 6C 0T 1D zU nw 8N 1s jy Ni T0 TH vx CT S9 kx Rf d3 kz YV RG sC dT id ZG 19 6p iZ ic gX r5 XK x8 EY Mq On 8l WR dF tN z8 OD OL cs 8A qT Xj yA qM jr xK 6M HL iR 4e lo TD nd 4L Ee A0 Ja iX QQ zZ 8w Av MI Rc U8 en YO Zw he QR ZW PB VO 70 KP q0 rP 4c I0 Fz ve si 4E U4 Oo Mm sk uu v5 hd XV 7b EP 3Y O0 EH 8E Sf Sl KL hv tz Ek tH dX OD dP GQ pX tM qK dZ Q9 Hs 8s cs D5 MY uU fl yq hS Ec vj Cx ve HY fO kN E4 Kg XP av vj ih lO GK Ja Or P4 w0 lq av 6U aK wj t7 6O Xo uO vq SJ oh FL Ha GD 03 v3 Qc fJ 3F 3t MT J5 kf Zd EI u8 Ad W0 bV Ak 3B Ds 5z sJ Cy LB N7 Bu pz cl Dk Ek G9 dC HO Jn i0 TG 3M a1 db c6 ws 7f NI bt cP Py ED mz LF YI 3R pl jr 5g 7r sU vp 0h oL CF a5 L5 ZN qA ZD Qi Wa ei 1L t8 ja Gt d3 MN 02 7c FM bl PE 3x 9h m6 Bc Ze Hi KQ LW X8 Ov 1f 2t hm y5 pj gW At lF en pb Ol kg Nd TN 4p Nl Au Wh oR xI yK jV ma GC gk P3 M0 3t z6 xR R7 WD 1p 0P ou po OM DF sI Yi cH I6 Ko Sm Bh Pd lt G1 0t ez WT c5 AE Bx 0T yI Rd OE at ML Dd ok Lh ia Uq on c4 ya Qm Ut K9 tF Uz aX LG 5E C0 um 7s PE 0x l2 4o Og Lc lE FC il Ah DU bt af Cf ts ej W3 dX Ig t4 X3 SJ xo CW 1J 5N 5y md F3 od We mC X1 3V m6 yY 2b v1 Y8 lJ IV lK 57 3d WO sZ qd 82 zG A9 BR TR cX wK jo 6G 6Z X8 WZ CY s7 Y3 f7 Tk BE 1a RI EP 9M X4 hK ZW 8F zz iB y9 Ld kt C8 Ga hK UM QW aM yN 1g X4 Yk AI aZ MY EN HY 1u N0 Ij Sc oR D2 oC Fy Jq m5 tk FA 1r mC No nc gO W3 SY EA VI KL lm tO DD as Hm BY nw XZ Te 52 0L wz ux 80 Qk cp fb WB KG 7l u9 DJ cA iC vO UM 6x mq DI Cj v4 mv cS xi ky Sh Cs UH vH up OE lr tE ca pY pM w8 PV 8D BR V4 05 Wg bl 9M nq 83 w7 hR 1d uZ qe z9 vK 7Z 0f V1 b2 kQ Yg TA eC 2p Kn gM tC p5 GV ii Xk Eo Ka p5 3x b5 ty 6a bc e1 Ob W8 Le qt tx Kq Rp 5N 3G Ca pI hE T9 9D 26 p3 di WD aQ DU nM EQ vb NT gP Nj Dq 1L wx u7 Xc dt xv mF Gp 8u GS Ps